資訊列車—第一號列車—「同奮基本資料系統」介紹
極院資訊委員會 1997-04-25 11:50
全教資訊列車開始上路囉！
你曾為了要辦教院慶生會，
大費周章才在一大疊資料中找出壽星名單嗎？
上元龍華會剛過，你們的誦誥總數是否還是土法煉鋼呢？
天帝教在本師生前一再力促下已逐漸走上電腦化，
善用電腦管理教院及運用同奮資料，可提升工作效率，
減少資源浪費，又能輕鬆快速地取得任何你想要的名單，
如果你是教職同奮，一定要看此專欄；
如果你是領導階層，更應細研資訊中心的系列介紹，
將有助於弘教工作更加得心應手。
天帝教是一個有組織、有制度的宗教，在現今資訊時代必須運用電腦科技來整合及流通全教各項資訊，以落實現代化的組織制度，發揮整體力量，展開弘教渡人工作。早在首席師尊證道前即已了解電腦應用的重要性，故在極院成立時，特在內務院下設立資訊中心（後改隸屬於祕書長室）負責推動全教電腦化工作。
現資訊中心已依極院各單位及各地教院之需求，設計各套電腦資料庫系統，陸續安裝在各單位使用；在網際網路方面，天帝教的首頁也已上線，全世界各地的網際網路用戶，皆可透過電腦查閱本教各項介紹資料。為使教職同奮能了解及運用各項電腦資訊系統，資訊中心擬撰文介紹各系統功能及應用，分期刊載於教訊上，以助推展全教電腦化工作。
同奮基本資料系統涵蓋完整
首先要介紹的是同奮基本資料系統，一般同奮皈師時須寫皈師申請書，此申請書之內容即為同奮基本資料系統」資料之來源，該系統涵蓋了同奮個人資料（姓名、道名、性別、生日、籍貫、宗教、學歷、職業、專長、住址、電話）、家庭資料（父母、子女、配偶）、皈師資料（所屬教院、皈師教院、皈師日期、引進人、人生守則）、訓練資料（正宗靜坐、高教班、師資班）等。同奮皈師後教務中心即需將其資料建檔，資料輸入越詳明對日後工作幫助越大，另外對同奮資料的新增或變更（如道名、學歷、職業、住址、電話、子女、配偶、正宗靜坐、高教班、師資班）亦須隨時更新輸入，確保同奮資料的完整及正確。
具備便利及多樣化查詢功能
同奮基本資料輸入的目的，即是要作各種資料查詢及報表列印，此為資料庫系統最主要的功能。目前同奮基本資料系統提供的查詢及列表功能說明如下：
一、可以尋找符合一個或多個欄位條件的同奮資料，並依序逐筆瀏覽或修改資料，舉例說明如下：
（一）張文忠同奮的地址已變更，可在姓名欄位輸入張文忠，找出該同奮資料再修改其地址。
（二）要查看劉玉真同奮先生的資料，可在配偶欄位輸入「劉玉真」找出資料。
（三）要找出正宗靜坐結業具有美工專長的同奮，可在正宗靜坐欄位輸入「＊」，在專長欄位輸入「美工」即可找出資料。
（四）要找出李文德同奮在八十五年所引進的同奮，可在引進人欄位輸入「李文德」，在皈師日期位輸入「８５＊」即可找出資料。
（五）要找出台北地區大專畢業十月生的同奮，可在地址欄位輸入「台北＊」，在學歷欄位輸入「大＊」，在生日欄位輸入「？？／１０」，即可找出台北縣市大學或大專畢業十月生的同奮資料。
二、可以一個或多個欄位排列同奮資料，並依序逐筆瀏覽資料，舉例說明如下：
（一）以姓名欄位正向排列，電腦螢幕上則依姓名筆畫由少到多順序排列出同奮資料。
（二）以生日欄位逆向排列，則依年齡由大到小順序排列出同奮資料。
（三）以專長欄位排列，可得知那些同奮具有相同專長。
（四）以住址欄位排列，可得知那些同奮為同一家人。
（五）以皈師日期欄位排列，可得知同奮皈師先後順序。
（六）以正宗靜坐欄位排列，可得知那些同奮為同一期。
三、除了上述尋找及排列同奮資料外，同奮基本資料系統另提供約二十種查詢名冊，舉例說明如下：
（一）性別査詢時輸入「童」或「女」，則顯示記名童子或記名童女名冊，可由資料筆數得知童子或童女人數，並由其生日欄位得知那些童子或童女已滿十八歲，可辦理皈師儀式。
（二）生日查詢時輸入「５０」，則顯示５０年次的同奮名冊，輸入「？？／１０」則顯示１０月出生的同奮名冊，可依此名冊辦理慶生會，並由資料筆數得知壽星人數。
（三）皈師日期查詢時輸入「８５／０１」，則顯示８５年０１月皈師的同奮名冊，輸入「８５」則顯示年皈師的同奮名冊，可由資料筆數得知該期間皈師人數。
（四）住址查詢時輸入「台中市」，則顯示家住台中市的同奮名冊，可由住址排列得知那些同奮為同一家人，並由性別及生日欄位判斷其親屬關係，可依此設定標記，郵寄教訊或行事曆時，同一家庭只寄一份給較年長者即可。
（五）引進原人統計時輸入「８５」，則顯示每位同奮於８５年所引進的原人名冊，可作為引進原人年度統計報表。
有各種彈性編排及列印報表
四、上述各種名冊皆可列印成報表，於列印前可選擇所需的攔位及設定欄位順序，如列印正宗靜坐名冊可選擇欄位及設定順序為所屬教院、正宗期別、姓名、道名、電話（家）、電話（公）、住址，亦可調整每欄寬度及每行高度，設定列印紙張大小（如Ａ４、Ｂ４、Ａ３）直印或橫印、邊界大小，列印時可選擇全部列印或只列印所需的頁數，總之有各種彈性來編排及列印報表。
早日電腦化可減少資源浪費
五、上述各種名冊皆可經由設定標記來列印郵寄名條，名條上有郵遞區號、住址、姓名、道名、所屬教院、列印序號等資料，依照郵局之規定排列。列印時可設定列印於一般紙張（Ａ４、Ｂ４、Ａ３）再切割，或直接列印於自黏名條（寬１０公分、高３．６公分），列印中斷時可由名條上之列印序號接著繼續列印。
用此功能可列印各種郵寄名條，如教訊、活動通知、正宗靜坐學員、慶生會壽星、初皈同奮講習、親和小組等，使用熟練者自可靈活運用列印各種所需郵寄名條。依據教訊雜誌社統計，郵寄教訊退件較多的皆為仍用手工土法煉鋼處理名條的教院，尤其是中部教區同奮人數較多的教院更是明顯，再此呼籲各教院皆能早日電腦化以減少資源浪費。
除了資料輸入、查詢、列印外，各套資料庫系統皆具有資料移轉功能，就同奮基本資料系統而言，各教院同奮資料可經由電傳或磁片相互移轉。檔案維護功能方面，可作檔案修復、檔案重整、檔案備份，以確保檔案使用安全。系統保全方面，可設定或更改使用密碼，以防止非法使用或複製資料。
以上僅將同奮基本資料系統之功能及應用作概略說明，各項操作細節及運用開發則有待相關教職同奮實際作業才能逐漸熟練。望藉由這些文字介紹，能讓教職同奮了解及運用各項電腦資訊系統，善用同奮資料，提升工作效率，跟上資訊時代的腳步。尤其是開導師或各教長，能時常瀏覽同奮基本資料，熟習同奮的各種狀況，將對教務管理及同奮親和有莫大的助益。
